Menindaklanjuti Surat Edaran Menteri PAN dan RB No. 56 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Surat Edaran Menteri PAN dan RB No. 05 Tahun 2020 tentang Perpanjangan Waktu Penyampaian Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan Pengajuan Unit Kerja Berpredikat Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi/Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani Tahun 2020 bahwa batas wajtu penyampaian PMPRB adalah tanggal 30 Juni 2020, maka Inspektorat Kota Madiun melaksanakan rapat teknis pelaksanaan penilaian mandiri pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tahun Penilaian 2020.
Rapat dimaksud dilaksanakan selama 2 (dua) hari, mulai tanggal 22 Juni sampai dengan 23 Juni 2020 bertempat di Ruang Rapat Inspektorat. Adapun pemimpin rapat adalah Inspektur Pembantu II Inspektorat Kota Madiun. Peserta rapat penilaian pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tahun Penilaian 2020 adalah:
- Dinas Kesehatan dan KB Kota Madiun
- Dinas PMPTSPKUM Kota Madiun
- Bappeda Kota Madiun
- Badan Kepegawaian Daerah Kota Madiun
- Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun
- Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Madiun
- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun
- Inspektorat Kota Madiun (selaku admin aplikasi PMPRB Tingkat Pusat)
- Bagian Organisasi Setda Kota Madiun
- Bagian Hukum Setda Kota Madiun
Hasil rapat tersebut adalah sebagai berikut:
- Verifikasi atas dokumen pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada masing-masing perangkat daerah tidak dapat dilaksanakan karena terkendala aplikasi PMPRB online yang masih dalam proses perbaikan sehingga penilaian yang dimasukkan oleh Perangkat Daerah tidak tersimpan dalam aplikasi;
- Pelaksanaan penilaian Reformasi Birokrasi Tahun 2020 Pemerintah Kota Madiun mencakup 8 area perubahan:
- Manajemen Perubahan
- Deregulasi Kebijakan
- Penguatan dan Penataan Organisasi
- Penataan Tatalaksana
- Penataan Sistem Manajemen SDM
- Penguatan Akuntabilitas
- Penguatan Pengawasan
- Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
- Hasil penilaian untuk area perubahan Manajemen Perubahan:
- Data dukung road map Reformasi Birokrasi terbaru agar di-screenshoot sesuai dengan kebutuhan masing-masing pernyataan dalam aplikasi PMPRB online;
- Road Map Reformasi Birokrasi terbaru agar di-upload ke dalam website Bagian Organisasi;
- Data dukung ujntuk keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi masih kurang dan perlu dilengkapi;
- Sampai saat ini belum ada perintah bagi tiap-tiap Perangkat Daerah untuk membentuk agent of change.
- Hasil penilaian untuk area perubahan Deregulasi Kebijakan:
- Untuk pemetaan kebijakan yang sudah tidak sesuai/harmonis kalau bisa ditambah kolom yang menjelaskan tentang keterangan apakah kebijakan tersebut masih sesuai atau tidak sesuai, dan apabila tidak sesuai apa penyebabnya;
- Sampai dengan saat ini belum pernah dilakukan evaluasi atas pelaksanaan sistem pengendalian penyusunan peraturan perundang-undangan;
- Banyak kebijakan baru yang belum ter-upload di JDIH Kota Madiun
- Hasil penilaian untuk area perubahan Penguatan dan Penataan Organisasi:
- Dokumen pendukung untuk penataan organisasi masih kurang lengkap, dan bagian organisasi diminta untuk segera mencukupinya;
- Untuk evaluasi kelembagaan, dokumen pendukung evaluasi yang ada pada Bagian Organisasi telaahan staf.
- Penyederhanaan organisasi belum dilaksanakan, masih berupa draft usulan
- Hasil penilaian untuk area perubahan Penataan Tatalaksana:
- Keputusan Walikota tentang Peta Proses Bisnis untuk dapatnya di-upload dalam website Bagian Organisasi;
- Peta Proses Bisnis dan Prosedur Operasional belum dilaksanakan, karena Peta Proses Bisnis baru diterbitkan akhir Desember 2020;
- Dokumen pendukung untuk penerapan manajemen layanan SPBE belum ada;
- Dokumen pendukung untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik belum lengkap
- Hasil penilaian untuk area perubahan penataan sistem manajemen SDM Aparatur:
- Draft peraturan tentang perhitungan formasi jabatan belum dilampirkan;
- Dokumen pendukung untuk pelaksanaan perhitungan kebutuhan pegawai sesuai kebutuhan organisasi belum ada;
- Dokumen pendukung monitoring dan evaluasi pengembangan pegawai berbasis kompetensi secara berkala belum dilampirkan;
- Belum ada dokumen pendukung hasil penilaian kinerja individu yang digunakan sebagai dasar untuk pengembangan karier;
- Dokumen pendukung sistem informasi kepegawaian yang digunakan sebagai pendukung pengambilan kebijakan manajemen SDM belum ada.
- Hasil penilaian untuk area perubahan penguatan akuntabilitas:
- Dokumen dari Bappeda untuk keterlibatan pimpinan dalam penyusunan Renstra dan penyusunan penetapan kinerja belum lengkap;
- Dokumen pelaksanaan pemantauan rencana aksi kinerja juga belum ada.
- Sampai saat ini pedoman akuntabilitas kinerja belum tersusun.
- Hasil penilaian untuk area perubahan penguatan pengawasan:
- Untuk data dukung zona integritas belum lengkap;
- Dokumen pendukung SPIP belum ada;
- Dokumen pendukung untuk WBS belum lengkap.
- Hasil penilaian untuk area perubahan peningkatan kualitas pelayanan publik:
- Untuk indeks kepuasan masyarakat menggunakan data dari Bagian Organisasi;
- Survei kepuasan masyarakat menggunakan data dari DPMPTSPKUM yang pelaksanaannya dilakukan oleh seluruh pengguna layanan sebelum mendapatkan hasil layanan;
- Untuk dokumen tindak lanjut hasil pengaduan belum lengkap;
- Untuk teknologi informasi dalam pemberian pelayanan menggunakan teknologi informasi pada DPMPTSPKUM, Dinas Kominfo, Dinas Dukcapil, Dinas Kesehatan, dan Dinas Perpustakaan.
