Dalam pelaksanaan Diklat Pertanggungjawaban Belanja Tidak Terduga (BTT) Dalam Penanganan Covid-19 yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur salah satu materi yang disampaikan adalah Strategi Pendampingan APIP dalam Pengelolaan Belanja Tak Terduga (BTT). Materi tersebut disampaikan oleh Inspektur Bojonegoro, Bapak Teguh Prihandono pada tanggal 21 Oktober 2020.

Peran APIP:

1. Partner (konsultan)
   • Trusted advisor
   • Proaktif dan preventif untuk mencegah kesalahan yang sama terulang kembali
   • Mencegah masalah yang mungkin akan muncul (mitigasi risiko) – three line of defence
2. Early warning
   • Mendeteksi dan mencegah fraud
   • Whistle blowing system
   • Mampu bersinergi dengan APH

Regulasi PBJ dalam rangka penanganan covid-19:

1. Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
2. Peraturan LKPP No. 13 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam Penanganan Darurat
3. Surat Edaran Kepala LKPP No. 3 Tahun 2020 tentang Penjelasan Atas Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dalam rangka Penanganan Covid-19

Tahapan Pengadaan Barang/Jasa sesuai Peraturan LKPP No. 13 Tahun 2018:

1. Perencanaan
   • Identifikasi kebutuhan
   • Analisis ketersediaan sumber daya
   • Penetapan cara pengadaan
2. Pelaksanaan Pemilihan
   • Pemilihan dan penunjukan penyedia
   • SPPBJ (jenis pengadaan, lokasi, ruang lingkup, jenis kontrak, cara bayar)
3. Pelaksanaan Pekerjaan
   • Pemeriksaan lokasi
   • Serah terima lokasi
   • SPMK/SPP
   • Pelaksanaan pekerjaan
   • Perhitungan hasil pekerjaan
   • Serah terima hasil pekerjaan
4. Penyelesaian Pembayaran
   • Kontrak
   • Pembayaran
   • Audit

Dalam pengadaan barang, SPPBJ-SPP dan kontrak dapat digantikan surat pesanan.

Atensi KPK dalam pembelanjaan barang dan jasa:

1. Tidak melakukan persekongkolan/kolusi dengan penyedia barang/jasa
2. Tidak memperoleh kickback dari penyedia
3. Tidak mengandung unsur penyuapan
4. Tidak mengandung unsur gratifikasi
5. Tidak mengandung unsur adanya benturan kepentingan dalam pengadaan
6. Tidak mengandung unsur kecurangan dan atau mal administrasi
7. Tidak berniat jahat dengan memanfaatkan kondisi darurat
8. Tidak membiarkan terjadinya tindak pidana korupsi

Mitigasi risiko:

1. KPA, PPK dan penyedia menandatangani pernyataan Pakta Integritas dan bersedia diaudit oleh APIP.
2. Terkait dengan BTT-Bansos, telah menggunakan aplikasi yang dilengkapi fitur yang bisa mendeteksi NIK, membuka saluran pengaduan menggunakan aplikasi, mengumumkan data penerima bansos, publikasi pada web/pengumuman yang mudah dilihat, termasuk publikasi atas penerimaan/distribusi bantuan yang bersumber dari pihak ketiga yang tidak mengikat).
3. Kunjungan dan supervisi mendakak pimpinan daerah (bersama forpimda) ke lokasi kegiatan, area distribusi atau lokasi penerima manfaat, untuk mendapatkan feed back/masukan terkait pelayanan pencegahan covid-19 di masyarakat.

Tujuan pendampingan mekanisme dan tata cara penatausahaan BTT: untuk memberikan saran terbaik dan meyakinkan bahwa Pemda telah menatausahakan BTT secara tertib.

Mekanisme dan tata cara penatausahaan BTT:

1. BPBD memfasilitasi semua usulan Perangkat Daerah terkait dalam bentuk RKB kepada PPKD selaku BUD sesuai kebijakan Kepala Daerah;
2. PPKD selaku BUD menerbitkan SP2D TU berdasarkan RKB paling lambat 1 hari kerja sejak diterimanya RKB;
3. Dana yang telah dicairkan berdasarkan SP2D TU telah diterima Perangkat Daerah pengusul RKB;
4. Penerimaan dan penggunaan dana telah dicatat pada BKU tersendiri oleh bendahara pengeluaran PD pengusul RKB;
5. Kepala Perangkat Daerah pengusul RKB telah memiliki pertanggungjawaban yang handal secara fisik dan keuangan terhadap dana penanggulangan covud-19 yang dikelolanya;
6. Pertanggungjawaban “covid-19” dari Perangkat Daerah/pengusul RKB kepada PPKD telah memadai dengan melampirkan bukti pengeluaran yang sah dan lengkap serta surat pernyataan tanggung jawab belanja.
7. Terhadap usulan RKB baru (covid-19) dapat diajukan kembali tanpa menunggu pertanggungjawaban TU sebelumnya selesai.

Pendampingan mekanisme PBJ:

1. Pelaku pengadaan telah menandatangani Pakta Integritas;
2. Kegiatan identifikasi kebutuhan serta penyusunan spesifikasi teknis/KAK telah memadai;
3. Terdapat dokumentasi hasil identifikasi kebutuhan (pengkajian cepat di lapangan) dan meyakinkan bahwa identifikasi tersebut telah sesuai arahan Gugus Tugas atau kebijakan  pihak yang berwenang;
4. Hasil identifikasi kebutuhan telah memenuhi unsur: situasi terkini, kebutuhan dasar atas penanganan, prioritas penanganan, daftar barang yang dibutuhkan, daftar end user pengguna barang (penerima manfaat);
5. Dokumen hasil identifikasi kebutuhan telah disusun oleh KPA disetujui KPA/PA meliputi: jenis dan lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, jumlah/volume dengan memperhatikan rentang waktu keadaan darurat, perkiraan waktu pelaksanaan pekerjaan.

Kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa, rancangan kontrak, surat pesanan telah memadai:

1. PPK memastikan bahwa calon penyedia merupakan penyedia yang menyediakan barang/jasa sejenis di instansi pemerintah dan/atau penyedia dalam e-catalog;
2. PPK/KPA telah melakukan penilaian atas calon penyedia yang dianggap mampu untuk melakukan pekerjaan penanganan keadaan darurat dan menunjuk penyedia yang dianggap mampu tersebut berdasarkan hasil penilaian (terdapat kertas kerja penilaian kemampuan);
3. Waktu penyelesaian dicantumkan secara tegas hari kalender atau hari kerja. Lokasi pemeriksaan dab serah terima pekerjaan dicantumkan dengan jelas.
4. Cara pembayaran (termasuk uang muka) dinyatakan dengan jelas.

Kegiatan pelaksanaan dan penyusunan kontrak telah memadai:

1. PPK menerima penawaran harga tertulis dari penyedia dan disertai bukti kewajaran harga dari vendor, screen shoot daftar harga, daftar harga barang kontrak sejenis, harga yang ditetapkan pemerintah dsb;
2. Surat penawaran harga;
3. Bukti kewajaran harga;
4. Surat pernyataan bahwa harga adalah wajar dan penyedia sanggup menanggung konsekuensi bilamana di kemudian hari ditemukan ketidakwajaran (hasil audit);
5. Analis harga satuan, jumlah/volume, perkiraan waktu dan lokasi;
6. Pihak penandatangan kontrak memiliki kewenangan yang sah;
7. Orang/badan yang melaksanakan kontrak sesuai yang tercantum dalam SPPBJ/SPMK/Surat Pesanan;
8. Perhitungan bersama dan serah terima pekerjaan/distribusi telah memadai, terdapat dokumentasi yang cukup, dilakukan oleh petugas yang ditunjuk, bila perlu didampingi petugas yang memiliki keahlian/pengetahuan yang dapat memastikan mutu dan volume telah sesuai dengan kontrak/yang dipersyaratkan;
9. Seluruh item barang/pekerjaan telah dicantumkan dalam BAST dan BAPP serta diserahterimakan sesuai waktu dalam kontrak.

Mekanisme alokasi hibah/bansos:

1. Alokasi belanja hibah/bansos telah dianggarkan untuk penanganan kesehatan, pemulihan dampak ekonomi dan penanganan JPS;
2. Alokasi tersebut telah melalui penetapan oleh Pimpinan Daerah berdasarkan kajian yang matang dan mendalam serta berdasarkan bukti/evidence permintaan penerima hibah/bansos;
3. Alokasi belanja hibah/bansos telah didukung dengan data yang akurat dan valid;
4. Tidak ada tumpang tindik kebijakan pemberian/penyaluran hibah/bansos.

Proses penugasan dan output pendampingan:

1. Pimpinan APIP menugaskan tim auditor yang menangani tugas konsultasi terkait RKB-BTT dari semua Perangkat Daerah pengusul RKB cegah covid-19. Kegiatan konsultasi disarankan melalui virtual/daring/whatsapp, atau langsung ke kantor APIP dengan standar protokol kesehatan.
2. Tim auditor segera mereviu dan menerbitkan Catatan Hasil Reviu berupa saran koreksi/perbaikan seperti usulan KRB masih harus dilengkapi dengan KAK/identifikasi kebutuhan berdasarkan kondisi yang nyata di lapangan, harga satuan agar wajar sesuai SSH yang berlaku, volume yang wajar sesuai dengan kebutuhan, dsb. Catatan Hasil Reviu diharapkan tidak menghambat proses PBJ maupun pencairan dana;
3. Terkait dengan permasalahan PBJ, APIP bersinergi dengan pejabat/staf UKPBJ untuk membantu proses PBJ Covid-19 agar sesuai dengan ketentuan;
4. Secara periodik APIP menerbitkan Laporan Hasil Pembinaan dan Pengawasan sesuai format yang ditentukan Irjen Kemendagri dan Perwakilan BPKP Provinsi Jawa Timur, dimulai dari saat refocussing/realokasi anggaran sampai dengan realisasi terkini;
5. Pimpinan Daerah melakukan monitoring dan evaluasi secara periodik progress dan kinerja Perangkat Daerah yang menangani pencegahan covid-19.